Praxistipp

Verstöße der Arbeitgeber gegen die Verpflichtung zur elektronischen Führung ihrer Entgeltunterlagen bleiben im gesamten Jahr 2022 unbeanstandet. Außerdem können die Arbeitgeber sich davon analog zur euBP bis zum 31. Dezember 2026 davon auf Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger befreien lassen.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Digitalisierung der Entgeltunterlagen

Bereits seit 2008 müssen die Entgeltunterlagen für Beschäftigte in digitaler Form auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden.

Digitalisierte Unterlagen sind eine wesentliche Rahmenbedingung für die euBP. Deshalb gilt dies nunmehr auch für die Unterlagen, die die Entgeltunterlagen ergänzen. Diese Neuerung wurde im Vorgriff auf die verpflichtende Nutzung der euBP umgesetzt. Damit ist sichergestellt, dass im Rahmen der euBP alle relevanten Betriebsprüfungsunterlagen digital an die DSRV übermittelt werden können.

Was zu den begleitenden Entgeltunterlagen zählt

Begleitende Entgeltunterlagen sind in § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) definiert, u. a. zählen dazu:

  • Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
  • Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
  • Nachweise über die Elterneigenschaft
  • Immatrikulationsbescheinigungen von Studierenden

Mit der Neuerung geht einher, dass den Arbeitgebern selbst die Unterlagen wann immer möglich bereits in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen sind. Dies bedeutet, dass nicht erst die Arbeitgeber in der Pflicht sind, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Person, die ein solches Dokument einreicht (z. B. ein Student seine Immatrikulationsbescheinigung), soll dies grundsätzlich elektronisch tun.

Wie die Unterlagen elektronisch zu führen sind

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben mit Datum vom 18. März 2022 Gemeinsame Grundsätze zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen erlassen. Damit wurde eine einheitliche Basis für den Start der euBP und Klarheit für die betriebliche Praxis geschaffen, beispielsweise hinsichtlich des Stichtages für die Digitalisierung von im Bestand befindlichen Entgeltunterlagen.

Geregelt werden in den Grundsätzen beispielsweise auch die Art der digitalen Speicherung und der Umfang, in dem die ergänzenden Entgeltunterlagen zu speichern sind. Zudem wird vorgegeben, wie die gespeicherten Dateien konkret zu bezeichnen sind, und wie der Umgang mit Unterlagen zu erfolgen hat, die die Schriftform erfordern und elektronisch zu signieren sind.