Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden.

Der geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung eines Kfz zu privaten Zwecken ist grundsätzlich nach der sog. 1-Prozent-Regelung zu berechnen. Der tatsächliche Umfang der Privatnutzung wird nur berücksichtigt, wenn der Steuerpflichtige diesen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist. Ist dies der Fall, ist der für die Überlassung eines dienstlichen Kfz zur privaten Nutzung anzusetzende Vorteil entsprechend dem Anteil der Privatnutzung an den insgesamt für das Kfz angefallenen Aufwendungen zu berechnen.

Im Streitfall wurden elektronische Fahrtenbücher geführt mit der Software „Fahrtenbuch Express“. Neben dem eigentlichen Fahrtenbuch wurden hiermit auch Aufstellungen über die angefallenen Kosten erstellt.

Die Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts kam zu dem Schluss, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß sei. Die Einsichtnahme der Ursprungsdaten habe ergeben, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgten, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgt ist. Das Fahrtenbuch sei deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil unter Anwendung der sog. 1-Prozent-Regelung zu ermitteln.

Das Finanzgericht (FG) Düsseldorf hat die Klage des Arbeitgebers verworfen (Urteil v. 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L)). Die Überlassung eines betrieblichen Kfz durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zum Zufluss von Arbeitslohn.

Die Fahrtenbücher erfüllen lt. FG die Voraussetzungen nicht. Zum einen fehlt die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form und zum anderen wurden die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt. Dem Erfordernis der zeitnahen Führung eines solchen Fahrtenbuchs wird nicht genügt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen – Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.

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